Una fuente única de referencia para la IA

Contexto

Los asistentes de trabajo responden cada vez más a partir de los archivos, correos y chats de tu organización. Microsoft Copilot, por ejemplo, puede recurrir a cualquier contenido que el usuario ya tenga permiso para abrir. Si la unidad compartida contiene cinco versiones de la lista de precios, el asistente puede dar los precios del año pasado.

Ofrece a tus compañeros y a tu asistente una sola lista de precios actualizada. Cuando cambie un precio, la persona responsable podrá corregirlo ahí.

Cinco reglas para una fuente única de referencia

Regla	En la práctica
1. Cada dato importante tiene un único lugar de referencia	Enlázalo desde presentaciones, correos y chats para que siempre apunten a la versión actual.
2. Cada lugar de referencia tiene responsable y fecha	La persona responsable lo mantiene al día. La fecha permite saber, tanto a las personas como a la IA, de cuándo es la información.
3. Indica a la IA cuál es la fuente de referencia	Usa fuentes autorizadas y pregunta al asistente qué documento ha utilizado.
4. Los borradores siguen siendo borradores	El resultado de la IA solo se convierte en fuente cuando una persona lo revisa y lo publica.
5. Corrige en la fuente	Cuando encuentres un error, corrige el dato en la fuente y avisa a su responsable. Así, la próxima persona o el próximo asistente que la consulte encontrará el dato correcto.

Una fuente autorizada también puede contener errores. Por eso, una buena fuente única de referencia incluye una forma sencilla de comunicar errores y alguien que los corrija.

Mantenimiento de las fuentes y acceso

Los archivos antiguos y duplicados hacen perder tiempo, y un asistente puede basar sus respuestas en ellos. Las propias orientaciones de Microsoft para organizaciones que implantan Copilot recomiendan localizar sitios compartidos con demasiadas personas, sin responsable o inactivos, revisar quién tiene acceso, archivar los sitios inactivos y borrar los archivos obsoletos para que las respuestas estén al día.

Esas orientaciones están dirigidas a administradores de TI. Tú puedes revisar lo que tienes a tu cargo: tus carpetas, las páginas de tu equipo y los documentos que llevan tu nombre.

Ejemplo: la fuente de referencia de Founderz

Founderz reúne el conocimiento de la empresa en un solo lugar. Cada documento tiene un responsable, una versión, una fecha de última comprobación y una clasificación: público, interno o confidencial. Cada cifra se escribe una sola vez, en su documento de referencia, y los demás documentos enlazan a esa fuente. Los cambios pasan por revisión. Los asistentes de IA leen este conocimiento mediante un conector. Una persona revisa los borradores que proponen antes de que se publiquen. Lee el caso práctico.

Prácticas recomendadas

01Localiza la versión oficial de los datos que necesitas: precios, políticas, información de producto y condiciones de los clientes.
02Pon nombre y fecha a tus documentos y archiva las versiones que sustituyas.
03Pregunta al asistente qué documento ha utilizado y ábrelo.
04Mantén los borradores de IA fuera de las carpetas compartidas hasta que alguien los haya revisado.
05Cuando encuentres un error, corrige la fuente y avisa a su responsable.

Ejemplos de prompts

Compara los dos prompts y fíjate en el paso que tienes que dar tú.

Contratos y políticas

Respuestas basadas en la política oficial

Antes

¿Cuál es nuestra política de reembolsos para grandes cuentas?

Después

Responde a la pregunta de este cliente utilizando únicamente «Política de reembolsos v3.2», en la carpeta de Legal. Cita la cláusula en la que te basas. Si la política no contempla el caso, indícalo.

Tu parte

Abre la cláusula citada. Si encuentras una copia anterior de la política en otro sitio, pide a su responsable que la archive.

Por qué funciona: El nombre de la política y la cláusula te indican exactamente dónde comprobar la respuesta propuesta.

Ventas y precios

Comprobación de un descuento

Antes

¿Qué descuento puedo ofrecer a este cliente?

Después

Utiliza únicamente la tarifa vigente («Precios 2026», en la wiki de ventas) y la política de descuentos para decirme el descuento máximo de un contrato de tres años. Cita las líneas que has utilizado e indícame si los dos documentos se contradicen.

Tu parte

Abre los dos documentos. Si se contradicen, pregunta a su responsable cuál es correcto y pide que se corrija el otro.

Por qué funciona: Comparar los dos documentos te permite detectar descuentos contradictorios antes de dar un precio.

Investigación

Actualización de la wiki del equipo

Antes

Resume nuestro proceso de incorporación y guárdalo en la wiki.

Después

Utiliza los tres documentos adjuntos para preparar un borrador que resuma nuestro proceso de incorporación. Enumera lo que parezca desactualizado o contradictorio.

Tu parte

Revisa y corrige el borrador. Después, publícalo con un responsable y la fecha de hoy. Archiva las páginas a las que sustituye.

Por qué funciona: La IA redacta y una persona publica, así que nada llega a la wiki hasta que alguien lo ha comprobado.

Qué dicen las fuentes

Microsoft Copilot solo muestra contenido de la organización que el usuario ya tiene permiso para consultar. [Microsoft Learn]
Las orientaciones de Microsoft para implantar Copilot recomiendan revisar los accesos, archivar sitios inactivos y borrar archivos obsoletos para que las respuestas estén al día. [Microsoft Learn]
Los OECD AI Principles piden a quienes son responsables de la IA que mantengan la trazabilidad de los conjuntos de datos, los procesos y las decisiones. [OCDE]
El perfil de NIST para la IA generativa incluye entre sus doce riesgos la confabulación, es decir, contenido falso expresado con seguridad. [NIST AI 600-1]

Casos prácticos y situaciones de trabajo

Práctica en equipo

Acordad dónde se guardan los datos principales de vuestro equipo, quién se responsabiliza de cada uno y cuándo se revisan. El plan para crear una fuente única de referencia se completa en una semana, con pasos de diez minutos.

Herramienta para equiposPlan para crear una fuente única de referencia

Fuentes

Estas fuentes respaldan los hechos que se exponen en esta página. En cada caso explicamos qué demuestra la fuente y hasta dónde llega. Las recomendaciones son nuestras. Consultar todas las fuentes.

Data, privacy, and security for Microsoft Copilot Microsoft · Actualizado el 18 de agosto de 2026 · Documentación de producto Según Microsoft, Copilot solo muestra datos de la organización que el usuario tiene permiso para consultar. Los prompts, las respuestas y los datos a los que se accede a través de Microsoft Graph no se utilizan para entrenar modelos fundacionales. Microsoft no garantiza que las respuestas sean correctas en un 100 % y recomienda aplicar el criterio propio antes de enviarlas a otras personas. Límites: Solo se aplica a ese producto y a sus condiciones comerciales.
Secure and governed data foundation for Microsoft Copilot: foundational deployment guidance Microsoft · 6 de mayo de 2026; actualizado el 18 de agosto de 2026 · Documentación de producto Copilot puede utilizar todo lo que el usuario tenga permiso para abrir. Microsoft recomienda localizar los sitios con permisos demasiado amplios, los que carecen de responsable y los que están inactivos. También aconseja revisar los permisos de acceso, restringir los enlaces que dan acceso a demasiadas personas, archivar los sitios inactivos y eliminar los archivos obsoletos para que las respuestas se basen en información actualizada. Límites: Orientaciones del proveedor para administradores. Las funciones dependen de la licencia.
Recommendation of the Council on Artificial Intelligence (OECD AI Principles) OECD · Recomendación adoptada el 22 de mayo de 2019 y revisada el 3 de mayo de 2024 · Principios intergubernamentales Propone medidas de protección como la capacidad de intervención y supervisión humanas (principio 1.2), la rendición de cuentas con trazabilidad de conjuntos de datos, procesos y decisiones (1.5), y sistemas que puedan anularse, repararse o apagarse de forma segura (1.4). Límites: No es jurídicamente vinculante.
Artificial Intelligence Risk Management Framework: Generative Artificial Intelligence Profile (NIST AI 600-1) US National Institute of Standards and Technology · 26 de julio de 2024 · Marco voluntario Enumera doce riesgos de la IA generativa, entre ellos la confabulación (contenido falso expresado con seguridad, a veces con citas inventadas) y la configuración de la relación entre personas e IA, que abarca el sesgo de automatización y la dependencia excesiva. Límites: Es voluntario. Se publicó en virtud de una orden ejecutiva que después se revocó y el marco general está en revisión.

Cómo citar esta página

Founderz (2026). Principio 2: Una fuente única de referencia para la IA. Estándar RUAI, edición de 2026. Desarrollado por Founderz en colaboración con Microsoft. https://responsibleai.founderz.com/es/toolkit/principles/single-source-of-truth

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