Herramienta para equipos · Plantilla
Plan para crear una fuente única de referencia
Un plan para la primera semana con el que asignar a cada dato importante un lugar, un responsable y una fecha de revisión, al alcance tanto de compañeros como de asistentes.
Principios relacionados
Introducción
Para crear una fuente única de referencia, empieza por los datos que más le piden a tu equipo, como precios, políticas, detalles de productos o contactos. Asigna a cada dato un lugar, un responsable y una fecha. Indica a tus asistentes dónde consultarlo.
Las cinco reglas
- Cada dato importante tiene un solo lugar de referencia.
- Cada lugar de referencia tiene un responsable y una fecha.
- Dirige a la IA al lugar de referencia.
- Los borradores siguen siendo borradores hasta que una persona los publica.
- Corrige en la fuente.
El principio 2 explica cada regla.
Plan para la primera semana
- 01Día 1: enumera los diez datos que más le piden a tu equipo.
- 02Día 2: acordad el lugar oficial y el responsable de cada uno.
- 03Día 3: añade una versión y la fecha de la última comprobación a cada lugar de referencia.
- 04Día 4: archiva o elimina las copias antiguas que encuentres o márcalas claramente como desactualizadas.
- 05Día 5: haz las diez preguntas a tu asistente y comprueba qué documento utiliza para cada una.
Revisión de accesos
Los asistentes suelen ver lo que puede ver el usuario. Para implantar Copilot, Microsoft recomienda revisar el acceso a sitios compartidos con demasiadas personas, archivar los sitios inactivos y eliminar los archivos obsoletos para mantener las respuestas actualizadas. Consulta con tu equipo de TI cuáles de estas medidas se aplican a vuestras herramientas.
La plantilla
Cada campo incluye instrucciones y un ejemplo de un equipo ficticio.
Ejemplo ficticio: los datos de precios del equipo comercial de Lumen, una empresa de software inventada.
- 01Información
-
Indica el tipo de dato: precios, una política, detalles de productos o contactos.
Ejemplo ficticio
Precios de tarifa y condiciones de descuento para 2026.
- 02Lugar oficial
-
Indica dónde está la versión oficial, con un enlace.
Ejemplo ficticio
La página Precios 2026 de la wiki comercial.
- 03Responsable
-
Indica quién es la persona que lo mantiene al día.
Ejemplo ficticio
La persona responsable de operaciones de ingresos.
- 04Quién aprueba los cambios
-
Indica quién puede cambiar la versión oficial.
Ejemplo ficticio
El director comercial aprueba los cambios de precios y el responsable los publica.
- 05Versión y fecha
-
Explica cómo se muestran la versión y la fecha de la última comprobación.
Ejemplo ficticio
Un número de versión y la fecha de la última comprobación al principio de la página.
- 06Quién puede leerlo
-
Indica qué personas y qué asistentes de IA pueden leerlo.
Ejemplo ficticio
Los equipos comercial y de soporte. El asistente de trabajo tiene acceso. El chatbot de la web pública carece de él.
- 07Calendario de revisión
-
Indica con qué frecuencia lo comprueba el responsable.
Ejemplo ficticio
Cada mes y con cada cambio de precios.
- 08Cuando las fuentes discrepan
-
Indica qué fuente prevalece y quién resuelve las discrepancias.
Ejemplo ficticio
La página Precios 2026 prevalece sobre las presentaciones y los correos. El responsable resuelve cualquier duda en dos días laborables.
- 09Comunicación de errores
-
Explica cómo puede comunicar un error cualquier persona.
Ejemplo ficticio
Deja un comentario en la página o escribe en #source-fixes.
- 10Qué depende de este dato
-
Enumera los flujos de trabajo, las plantillas y los asistentes que utilizan este dato.
Ejemplo ficticio
Las plantillas de presupuestos, el asistente de propuestas y los correos de renovación.
Fuentes
Estas fuentes respaldan los hechos que se exponen en esta página. En cada caso explicamos qué demuestra la fuente y hasta dónde llega. Las recomendaciones son nuestras. Consultar todas las fuentes.
- Secure and governed data foundation for Microsoft Copilot: foundational deployment guidance Microsoft · 6 de mayo de 2026; actualizado el 18 de agosto de 2026 · Documentación de producto Copilot puede utilizar todo lo que el usuario tenga permiso para abrir. Microsoft recomienda localizar los sitios con permisos demasiado amplios, los que carecen de responsable y los que están inactivos. También aconseja revisar los permisos de acceso, restringir los enlaces que dan acceso a demasiadas personas, archivar los sitios inactivos y eliminar los archivos obsoletos para que las respuestas se basen en información actualizada. Límites: Orientaciones del proveedor para administradores. Las funciones dependen de la licencia.
- Data, privacy, and security for Microsoft Copilot Microsoft · Actualizado el 18 de agosto de 2026 · Documentación de producto Según Microsoft, Copilot solo muestra datos de la organización que el usuario tiene permiso para consultar. Los prompts, las respuestas y los datos a los que se accede a través de Microsoft Graph no se utilizan para entrenar modelos fundacionales. Microsoft no garantiza que las respuestas sean correctas en un 100 % y recomienda aplicar el criterio propio antes de enviarlas a otras personas. Límites: Solo se aplica a ese producto y a sus condiciones comerciales.