Eina per a equips · Plantilla
Guia inicial de la font única de referència
Un pla per a la primera setmana que assigna a cada dada important un lloc de referència, un responsable i una data de revisió que tant els companys com els assistents puguin trobar.
Principis implicats
Visió general
Per crear una font única de referència, comença per les dades que més sovint demanen al teu equip: preus, polítiques, detalls dels productes, contactes. Assigna a cadascuna un lloc de referència, un responsable i una data, i adreça-hi els teus assistents.
Les cinc regles
- Cada dada important té un únic lloc de referència.
- Cada lloc de referència té un responsable i una data.
- Adreça la IA al lloc de referència.
- Els esborranys continuen sent esborranys fins que una persona els publica.
- Corregeix els errors a la font.
El principi 2 explica cada regla.
Pla per a la primera setmana
- 01Dia 1: enumera les deu dades que més sovint demanen a l’equip.
- 02Dia 2: acordeu el lloc oficial de referència i el responsable de cadascuna.
- 03Dia 3: afegeix una versió i la data de l’última comprovació a cada lloc de referència.
- 04Dia 4: arxiva o elimina les còpies antigues que trobis o identifica-les clarament com a desactualitzades.
- 05Dia 5: fes les deu preguntes al teu assistent i comprova quin document fa servir per a cadascuna.
Revisió d’accessos
Els assistents normalment veuen el que l’usuari pot veure. Les orientacions de Microsoft per desplegar Copilot recomanen revisar l’accés als llocs compartits amb massa persones, arxivar els llocs inactius i eliminar els fitxers obsolets perquè les respostes es mantinguin al dia. Pregunta al teu equip informàtic què s’aplica a les teves eines.
La plantilla
Cada camp inclou instruccions i un exemple d’un equip fictici.
Exemple fictici: les dades de preus de l’equip de vendes de Lumen, una empresa de programari inventada.
- 01Informació
-
Indica el tipus de dada: preus, una política, detalls dels productes, contactes.
Exemple fictici
Preus de tarifa i normes de descompte de 2026.
- 02Lloc oficial de referència
-
Indica on es troba la versió oficial i afegeix-hi un enllaç.
Exemple fictici
La pàgina Preus 2026 del wiki de vendes.
- 03Responsable
-
Indica qui manté la informació al dia.
Exemple fictici
La persona responsable d’operacions d’ingressos.
- 04Qui aprova els canvis
-
Indica qui pot canviar la versió oficial.
Exemple fictici
La direcció de vendes aprova els canvis de preus i el responsable els publica.
- 05Versió i data
-
Indica com es mostren la versió i la data de l’última comprovació.
Exemple fictici
Un número de versió i la data de l’última comprovació al principi de la pàgina.
- 06Qui la pot llegir
-
Indica quines persones i quins assistents d’IA la poden llegir.
Exemple fictici
Tot l’equip de vendes i de suport. L’assistent de treball la pot llegir i el xatbot del web públic no.
- 07Calendari de revisió
-
Indica amb quina freqüència el responsable la comprova.
Exemple fictici
Mensualment i cada vegada que canvia un preu.
- 08Quan les fonts discrepen
-
Indica quina font preval i qui resol les discrepàncies.
Exemple fictici
La pàgina Preus 2026 preval sobre les presentacions i els correus. El responsable resol qualsevol dubte en dos dies laborables.
- 09Comunicació d’un error
-
Indica com pot comunicar un error qualsevol persona.
Exemple fictici
Amb un comentari a la pàgina o un missatge a #source-fixes.
- 10Què en depèn
-
Enumera els fluxos de treball, les plantilles i els assistents que fan servir aquesta dada.
Exemple fictici
Les plantilles de pressupostos, l’assistent de propostes i els correus de renovació.
Fonts
Aquestes fonts sustenten els fets d’aquesta pàgina. Expliquem què acredita cadascuna i fins on arriba l’evidència. Les recomanacions són nostres. Consulta totes les fonts que fem servir.
- Secure and governed data foundation for Microsoft Copilot: foundational deployment guidance Microsoft · 6 de maig de 2026; actualitzat el 18 d’agost de 2026 · Documentació del producte Com que Copilot pot utilitzar qualsevol cosa que l’usuari pugui obrir, recomana detectar llocs amb accés massa ampli, sense responsable o inactius, revisar els accessos, restringir els enllaços que donen accés a massa persones, arxivar els llocs inactius i eliminar els fitxers obsolets perquè les respostes continuïn sent actuals. Límits: Són orientacions del proveïdor per a administradors. Les funcions depenen de la llicència.
- Data, privacy, and security for Microsoft Copilot Microsoft · Actualitzat el 18 d’agost de 2026 · Documentació del producte Afirma que Copilot només mostra dades de l’organització per a les quals l’usuari té com a mínim permís de lectura; que els prompts, les respostes i les dades consultades mitjançant Microsoft Graph no es fan servir per entrenar models fundacionals, i que no es garanteix que les respostes generades s’ajustin als fets al 100 %. Per això els usuaris han d’aplicar el seu criteri abans d’enviar resultats a altres persones. Límits: Només s’aplica a aquest producte i a les seves condicions comercials.