Ferramenta de equipa · Modelo
Kit inicial de fonte única de referência
Um plano para a primeira semana que atribui a cada facto essencial um local, um responsável e uma data de revisão que colegas e assistentes conseguem encontrar.
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Princípios envolvidos
Visão geral
Uma fonte única de referência pode começar com pouco, a partir dos factos mais pedidos à equipa: preços, políticas, informações de produtos, contactos. Atribua a cada um um local, um responsável e uma data e encaminhe os assistentes para aí.
As cinco regras
- Cada facto importante tem um local único.
- Cada local tem um responsável e uma data.
- Encaminhe a IA para esse local.
- Os rascunhos continuam a ser rascunhos até uma pessoa os publicar.
- Corrija na fonte.
O princípio 2 explica cada regra.
Plano da primeira semana
- 01Dia 1: liste os dez factos mais pedidos à equipa.
- 02Dia 2: acorde o local oficial e o responsável de cada um.
- 03Dia 3: acrescente uma versão e uma data da última verificação a cada local.
- 04Dia 4: arquive ou elimine as cópias antigas que encontrar ou identifique-as claramente como desatualizadas.
- 05Dia 5: faça as dez perguntas ao assistente e verifique que documento utiliza para cada uma.
Revisão de acessos
Os assistentes geralmente veem o que o utilizador consegue ver. As orientações da Microsoft para implementações do Copilot recomendam rever o acesso a sites com partilha excessiva, arquivar sites inativos e eliminar ficheiros obsoletos para manter as respostas atuais. Pergunte à equipa de informática o que se aplica às suas ferramentas.
O modelo
Cada campo inclui instruções e um exemplo de uma equipa fictícia.
Exemplo fictício: os factos sobre preços da equipa comercial da Lumen, uma empresa de software inventada.
- 01Informação
-
Identifique o tipo de facto: preços, uma política, informações de produtos, contactos.
Exemplo fictício
Preços de tabela e regras de desconto para 2026.
- 02Local oficial
-
Indique onde está a versão oficial, com uma ligação.
Exemplo fictício
A página Preços 2026 na wiki comercial.
- 03Responsável
-
Identifique a pessoa que mantém a informação atualizada.
Exemplo fictício
O responsável pelas operações de receitas.
- 04Quem aprova alterações
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Indique quem pode alterar a versão oficial.
Exemplo fictício
O diretor comercial aprova as alterações de preços e o responsável publica-as.
- 05Versão e data
-
Indique como são apresentadas a versão e a data da última verificação.
Exemplo fictício
Um número de versão e uma data da última verificação no início da página.
- 06Quem pode ler
-
Indique que pessoas e assistentes de IA podem ler a informação.
Exemplo fictício
Todas as pessoas das equipas comercial e de apoio. O assistente de trabalho pode ler, o chatbot do site público não.
- 07Calendário de revisão
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Indique com que frequência o responsável verifica a informação.
Exemplo fictício
Mensalmente e a cada alteração de preços.
- 08Quando as fontes discordam
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Indique que fonte prevalece e quem resolve os conflitos.
Exemplo fictício
A página Preços 2026 prevalece sobre diapositivos e emails. O responsável esclarece dúvidas em dois dias úteis.
- 09Comunicação de erros
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Indique como qualquer pessoa pode comunicar um erro.
Exemplo fictício
Comentar na página ou publicar em #source-fixes.
- 10O que depende desta informação
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Liste os fluxos de trabalho, modelos e assistentes que usam este facto.
Exemplo fictício
Modelos de orçamento, o assistente de propostas e emails de renovação.
Fontes
Estas fontes sustentam os factos desta página. Explicamos o que se pode concluir de cada uma e quais são os seus limites. As recomendações são nossas. Ver todas as fontes que utilizamos.
- Secure and governed data foundation for Microsoft Copilot: foundational deployment guidance Microsoft · 6 de maio de 2026; atualizado em 18 de agosto de 2026 · Documentação do produto Como o Copilot pode usar tudo o que o utilizador pode abrir, recomenda identificar sites com partilha excessiva, sem responsável e inativos, rever acessos, restringir ligações de partilha ampla, arquivar sites inativos e eliminar ficheiros obsoletos para manter as respostas atuais. Limites: Orientações do fornecedor para administradores. As funcionalidades dependem da licença.
- Data, privacy, and security for Microsoft Copilot Microsoft · Atualizado em 18 de agosto de 2026 · Documentação do produto Afirma que o Copilot só apresenta dados da organização para os quais o utilizador tem, pelo menos, permissão de visualização; que os prompts, respostas e dados acedidos através do Microsoft Graph não são usados para treinar modelos de base; e que não há garantia de que as respostas geradas sejam 100% factualmente corretas, pelo que os utilizadores devem usar o seu critério antes de enviar os resultados a outros. Limites: Aplica-se apenas a esse produto e às suas condições comerciais.