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Outil d’équipe · Modèle

Kit de démarrage de la source unique de référence

Un programme pour la première semaine afin de donner à chaque information essentielle un emplacement, un responsable et une date de révision accessibles aux collègues comme aux assistants.

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Modèle vierge (.md)Exemple fictif (.md)

Principes concernés

Vue d’ensemble

Une source unique de référence peut commencer modestement, avec les informations les plus demandées à votre équipe : prix, politiques, caractéristiques des produits, contacts. Donnez à chacune un emplacement, un responsable et une date, puis dirigez-y vos assistants.

Les cinq règles

  1. Chaque fait important a un emplacement unique.
  2. Chaque emplacement a un responsable et une date.
  3. Dirigez l’IA vers cet emplacement.
  4. Les brouillons restent des brouillons jusqu’à leur publication par une personne.
  5. Corrigez à la source.

Le principe 2 explique chaque règle.

Programme de la première semaine

  1. 01Jour 1 : listez les dix faits les plus demandés à l’équipe.
  2. 02Jour 2 : convenez pour chacun de l’emplacement officiel et du responsable.
  3. 03Jour 3 : ajoutez une version et une date de dernière vérification à chaque emplacement.
  4. 04Jour 4 : archivez ou supprimez les anciennes copies trouvées, ou signalez clairement qu’elles sont obsolètes.
  5. 05Jour 5 : posez les dix questions à votre assistant et vérifiez le document utilisé pour chacune.

Réexamen des accès

Les assistants voient généralement ce que l’utilisateur voit. Les recommandations de Microsoft pour les déploiements de Copilot préconisent de réexaminer les accès aux sites trop largement partagés, d’archiver les sites inactifs et de supprimer les fichiers obsolètes pour garder des réponses à jour. Demandez à votre équipe informatique ce qui s’applique à vos outils.

Le modèle

Chaque champ comprend des instructions et un exemple provenant d’une équipe fictive.

Exemple fictif : les informations tarifaires de l’équipe commerciale de Lumen, un éditeur de logiciels fictif.

01Information

Nommez le type d’information : prix, politique, caractéristiques des produits, contacts.

Exemple fictif

Prix catalogue et règles de remise pour 2026.

02Emplacement officiel

Indiquez où se trouve la version officielle, avec un lien.

Exemple fictif

La page Tarifs 2026 du wiki commercial.

03Responsable

Désignez la personne qui la tient à jour.

Exemple fictif

Le responsable des opérations commerciales.

04Approbateur des changements

Précisez qui peut modifier la version officielle.

Exemple fictif

Le directeur commercial approuve les changements de prix et le responsable les publie.

05Version et date

Précisez comment la version et la date de dernière vérification sont affichées.

Exemple fictif

Un numéro de version et une date de dernière vérification en haut de page.

06Personnes autorisées à la lire

Précisez quelles personnes et quels assistants IA peuvent la lire.

Exemple fictif

Toutes les équipes commerciales et d’assistance. L’assistant professionnel peut la lire, le chatbot du site public ne le peut pas.

07Calendrier de révision

Précisez la fréquence de vérification par le responsable.

Exemple fictif

Chaque mois et à chaque changement de prix.

08En cas de désaccord entre sources

Précisez la source qui fait autorité et qui tranche les conflits.

Exemple fictif

La page Tarifs 2026 prévaut sur les diapositives et les e-mails. Le responsable clarifie toute ambiguïté sous deux jours ouvrés.

09Signalement d’une erreur

Précisez comment chacun peut signaler une erreur.

Exemple fictif

Commenter la page ou publier dans #source-fixes.

10Éléments qui en dépendent

Listez les processus, modèles et assistants qui utilisent cette information.

Exemple fictif

Modèles de devis, assistant de proposition commerciale et e-mails de renouvellement.

Sources

Ces sources étayent les faits présentés sur cette page. Pour chacune, nous précisons ce qu’elle établit et les questions qu’elle laisse ouvertes. Les recommandations sont les nôtres. Voir toutes nos sources.

  1. Secure and governed data foundation for Microsoft Copilot: foundational deployment guidance Microsoft · 6 mai 2026 ; mis à jour le 18 août 2026 · Documentation produit Puisque Copilot peut utiliser tout ce que l’utilisateur peut ouvrir, recommande de repérer les sites trop largement partagés, sans responsable ou inactifs, de réexaminer les accès, de limiter les liens de partage larges, d’archiver les sites inactifs et de supprimer les fichiers obsolètes pour garder des réponses à jour. Limites : Recommandations du fournisseur pour les administrateurs. Les fonctions dépendent de la licence.
  2. Data, privacy, and security for Microsoft Copilot Microsoft · Mis à jour le 18 août 2026 · Documentation produit Indique que Copilot ne présente que les données de l’organisation que l’utilisateur est au moins autorisé à consulter ; que les prompts, réponses et données consultées via Microsoft Graph ne servent pas à entraîner les modèles de fondation ; et que l’exactitude des réponses générées n’est pas garantie à 100 %, les utilisateurs devant exercer leur jugement avant de les envoyer à d’autres. Limites : S’applique uniquement à ce produit et à ses conditions commerciales.