Una font única de referència per a la IA

Context

Els assistents de feina cada cop responen més a partir dels fitxers, correus i xats de la teva organització. Microsoft Copilot, per exemple, pot recórrer a qualsevol contingut que l’usuari ja tingui permís per obrir. Si la unitat compartida conté cinc versions de la llista de preus, l’assistent pot donar els preus de l’any passat.

Proporciona als companys i a l’assistent una sola llista de preus actualitzada. Quan canviï un preu, el responsable el podrà corregir allà.

Cinc regles per a una font única de referència

Regla	A la pràctica
1. Cada dada important té un únic lloc	Enllaça-hi des de diapositives, correus i xats perquè sempre apuntin a la versió actual.
2. Cada lloc té un responsable i una data	El responsable el manté actualitzat. La data indica a les persones i a la IA fins a quin punt és recent.
3. Adreça la IA a aquest lloc	Utilitza fonts aprovades i pregunta a l’assistent quin document ha fet servir.
4. Els esborranys es mantenen com a esborranys	Un resultat de la IA només es converteix en font quan una persona el revisa i el publica.
5. Corregeix a l’origen	Quan trobis un error, corregeix la dada a la font oficial i avisa’n el responsable perquè la pròxima persona i la pròxima IA hi trobin la dada correcta.

Una font aprovada també pot contenir errors. Per això una bona font única de referència també té una manera senzilla de comunicar-los i algú que se n’ocupa.

Manteniment i accés a les fonts

Els fitxers antics i duplicats fan perdre temps, i un assistent els pot convertir en respostes. Les mateixes orientacions de Microsoft per a les organitzacions que despleguen Copilot recomanen detectar llocs amb accés massa ampli, sense responsable o inactius, revisar qui hi té accés, arxivar els llocs inactius i eliminar fitxers obsolets perquè les respostes continuïn sent actuals.

Aquestes orientacions s’adrecen a administradors de TI. La teva part és allò que tens a càrrec teu: les carpetes, les pàgines del teu equip i els documents que porten el teu nom.

Exemple: la font de referència de Founderz

Founderz manté el coneixement de l’organització en un sol lloc. Cada document té un responsable, una versió, una data de l’última comprovació i una classificació: públic, intern o confidencial. Cada xifra s’escriu una sola vegada, al document que n’és responsable, i la resta hi enllaça. Els canvis passen per revisió. Els assistents d’IA llegeixen aquest coneixement mitjançant un connector, i els esborranys que proposen esperen la revisió d’una persona abans de publicar-se. Llegeix el cas pràctic.

Pràctiques

01Identifica on és la versió oficial de les dades essencials: preus, polítiques, detalls de producte i condicions dels clients.
02Posa nom i data als documents i arxiva les versions que substitueixis.
03Pregunta a l’assistent quin document ha fet servir i obre’l.
04Mantén els esborranys de la IA fora de les carpetes compartides fins que algú els hagi revisat.
05Quan trobis un error, corregeix la font i avisa’n el responsable.

Exemples de prompts

Compara els dos prompts i comprova quin pas has de fer tu.

Contractes i polítiques

Respostes basades en la política oficial

Abans

Quina és la nostra política de reemborsaments per a grans clients empresarials?

Després

Fes servir només «Política de reemborsaments v3.2», de la carpeta Jurídic, per respondre la pregunta d’aquest client. Cita la clàusula en què et bases. Si la política no cobreix el cas, digues-ho.

La teva part

Obre la clàusula que ha citat. Si trobes una còpia antiga de la política en un altre lloc, demana al responsable que l’arxivi.

Per què funciona: El nom de la política i la clàusula t’indiquen exactament on has de comprovar la resposta proposada.

Vendes i preus

Comprovació d’un descompte

Abans

Quin descompte puc oferir a aquest client?

Després

Fes servir només la llista de preus actual («Preus 2026», al wiki de vendes) i la política de descomptes per dir-me el descompte màxim d’un contracte de tres anys. Cita les línies que has fet servir i avisa’m si els dos documents es contradiuen.

La teva part

Obre tots dos documents. Si es contradiuen, pregunta al responsable quin és el correcte i fes que es corregeixi l’altre.

Per què funciona: Comparar els dos documents et dona l’oportunitat de detectar descomptes contradictoris abans de donar un preu.

Recerca

Actualització del wiki de l’equip

Abans

Resumeix el nostre procés d’incorporació i desa’l al wiki.

Després

Resumeix el procés d’incorporació a partir dels tres documents adjunts, com a esborrany per revisar. Enumera tot el que sembli desactualitzat o contradictori.

La teva part

Revisa i corregeix l’esborrany. Després publica’l amb un responsable i la data d’avui. Arxiva les pàgines que substitueix.

Per què funciona: La IA redacta i una persona publica, de manera que no arriba res al wiki fins que algú ho ha comprovat.

Evidència

Microsoft Copilot només mostra contingut de l’organització que l’usuari ja té permís per veure. [Microsoft Learn]
Les orientacions de desplegament de Microsoft per a Copilot recomanen revisar els accessos, arxivar llocs inactius i eliminar fitxers obsolets perquè les respostes continuïn sent actuals. [Microsoft Learn]
Els principis d’IA de l’OCDE demanen als responsables de la IA que mantinguin la traçabilitat dels conjunts de dades, els processos i les decisions. [OCDE]
El perfil del NIST per a la IA generativa inclou la confabulació, contingut fals expressat amb seguretat, entre els dotze riscos que identifica. [NIST AI 600-1]

Casos pràctics i situacions

Pràctica d’equip

Acordeu on es troben les dades essencials del vostre equip, qui és responsable de cadascuna i quan es revisen. La guia inicial proposa passos de deu minuts al llarg d’una setmana.

Eina per a equipsGuia inicial de la font única de referència

Fonts

Aquestes fonts sustenten els fets d’aquesta pàgina. Expliquem què acredita cadascuna i fins on arriba l’evidència. Les recomanacions són nostres. Consulta totes les fonts que fem servir.

Data, privacy, and security for Microsoft Copilot Microsoft · Actualitzat el 18 d’agost de 2026 · Documentació del producte Afirma que Copilot només mostra dades de l’organització per a les quals l’usuari té com a mínim permís de lectura; que els prompts, les respostes i les dades consultades mitjançant Microsoft Graph no es fan servir per entrenar models fundacionals, i que no es garanteix que les respostes generades s’ajustin als fets al 100 %. Per això els usuaris han d’aplicar el seu criteri abans d’enviar resultats a altres persones. Límits: Només s’aplica a aquest producte i a les seves condicions comercials.
Secure and governed data foundation for Microsoft Copilot: foundational deployment guidance Microsoft · 6 de maig de 2026; actualitzat el 18 d’agost de 2026 · Documentació del producte Com que Copilot pot utilitzar qualsevol cosa que l’usuari pugui obrir, recomana detectar llocs amb accés massa ampli, sense responsable o inactius, revisar els accessos, restringir els enllaços que donen accés a massa persones, arxivar els llocs inactius i eliminar els fitxers obsolets perquè les respostes continuïn sent actuals. Límits: Són orientacions del proveïdor per a administradors. Les funcions depenen de la llicència.
Recommendation of the Council on Artificial Intelligence (OECD AI Principles) OECD · Adoptats el 22 de maig de 2019; revisats el 3 de maig de 2024 · Principis intergovernamentals Demana salvaguardes com ara la capacitat d’intervenció i supervisió humanes (principi 1.2), responsabilitat amb traçabilitat dels conjunts de dades, processos i decisions (1.5) i sistemes que permetin anul·lar les seves accions i que es puguin reparar o aturar amb seguretat (1.4). Límits: No són jurídicament vinculants.
Artificial Intelligence Risk Management Framework: Generative Artificial Intelligence Profile (NIST AI 600-1) US National Institute of Standards and Technology · 26 de juliol de 2024 · Marc voluntari Enumera dotze riscos de la IA generativa, entre els quals hi ha la confabulació (contingut fals expressat amb seguretat, de vegades amb citacions inventades) i la configuració de la relació entre persones i IA, que inclou el biaix d’automatització i la dependència excessiva. Límits: És voluntari. Es va publicar a l’empara d’una ordre executiva que després s’ha revocat, i el marc més ampli està en revisió.

Cita aquesta pàgina

Founderz (2026). Principi 2: Una font única de referència per a la IA. L’Estàndard RUAI, edició de 2026. Desenvolupat per Founderz en col·laboració amb Microsoft. https://responsibleai.founderz.com/ca/toolkit/principles/single-source-of-truth

Sota la llicència CC BY 4.0: comparteix i adapta amb atribució.