Confidencialidade da informação partilhada com IA

Contexto

Os ficheiros dos clientes, os dados pessoais dos colegas e os planos da empresa foram-lhe confiados para uma finalidade, que se mantém quando utiliza IA. O que a IA muda é a facilidade com que a informação circula: colar texto, carregar um ficheiro, um conector que pode ler uma caixa de correio inteira, um assistente que se lembra do que lhe disse na semana passada.

A mesma ferramenta pode ser adequada para uma tarefa e inadequada para outra. Uma conta profissional abrangida pelo contrato da organização e uma conta pessoal podem parecer idênticas e ter condições muito diferentes. No Work Trend Index de 2024 da Microsoft, 78% das pessoas que utilizavam IA no trabalho disseram que levavam as suas próprias ferramentas.

Verificações antes de partilhar informação

Antes de partilhar um ficheiro, verifique o seguinte:

Esta ferramenta está aprovada para este tipo de informação?
A tarefa precisa de toda a informação ou basta um excerto?
Dados fictícios de exemplo serviriam para testar o prompt?
Quem mais poderá ver a informação, agora e no futuro?

Anonimização e pseudonimização

Retirar nomes raramente torna os dados anónimos. A idade, o cargo, a localização e uma data podem bastar para identificar alguém, sobretudo numa equipa ou localidade pequena. A autoridade de proteção de dados do Reino Unido explica como o contexto e a combinação de pormenores permitem identificar pessoas e por que razão substituir nomes por códigos (pseudonimização) continua a deixar dados pessoais. Se uma tarefa exigir dados pessoais reais, use uma ferramenta e um processo autorizados para esse fim.

Conectores e memória do assistente

Uma ligação ao seu email, calendário ou armazenamento pode dar a um assistente acesso a informação que consegue ver. Verifique que pastas e caixas de correio pode abrir e desative o que a tarefa não exige. Se o assistente tiver memória, veja o que guardou e elimine dados de clientes que não devam estar lá.

Práticas

01Use as ferramentas e contas que a sua organização aprovou para a informação com que está a trabalhar.
02Partilhe o mínimo necessário à tarefa. Muitas vezes basta um excerto ou um exemplo fictício.
03Verifique o que o assistente memoriza e que pastas os seus conectores podem abrir.
04Mantenha a informação de um cliente fora do trabalho para outro cliente.
05Peça autorização antes de gravar ou transcrever uma reunião e diga onde ficará a transcrição.

Exemplos de prompts

Compare os dois prompts e veja que passo precisa de dar por si.

Dados e números

Identificação de padrões de venda adicional

Antes

A folha de cálculo completa de clientes, incluindo nomes e valores contratuais, colada num chatbot pessoal:

Encontra oportunidades de venda adicional.

Depois

Na ferramenta de trabalho aprovada pela organização:

Aqui está um excerto por segmento: setor, dimensão da empresa, produtos comprados e mês de renovação. Sugere padrões de venda adicional para cada segmento.

A sua parte

Exclua nomes e valores contratuais, a menos que a ferramenta e a tarefa estejam autorizadas para esses dados.

Porque funciona: Os padrões de venda adicional resultam dos segmentos, pelo que nomes e valores contratuais aumentam a exposição sem melhorar a análise.

Contratos e políticas

Revisão de um contrato de fornecedor

Antes

O contrato completo carregado numa ferramenta gratuita online:

Encontra as cláusulas de risco.

Depois

Na ferramenta aprovada:

Compara as cláusulas de responsabilidade, rescisão e proteção de dados deste contrato com as nossas condições habituais (em anexo). Mostra as diferenças numa tabela, citando ambos os textos.

A sua parte

Use a ferramenta aprovada pela organização para documentos confidenciais e encaminhe o que for importante para a equipa jurídica. A interpretação da IA não é aconselhamento jurídico.

Porque funciona: Uma comparação focada nas suas condições é mais útil do que uma procura geral de riscos e mantém-se numa ferramenta protegida.

Evidências

No Work Trend Index de 2024 da Microsoft, 78% das pessoas que utilizavam IA no trabalho disseram que levavam as suas próprias ferramentas de IA. [Microsoft WTI 2024]
Para os clientes comerciais do Microsoft 365, a Microsoft afirma que não utiliza os prompts, respostas ou dados do Copilot acedidos através do Microsoft Graph para treinar modelos de base. Confirme em que conta tem sessão iniciada antes de partilhar ficheiros de trabalho. [Microsoft Learn]
Nos termos do RGPD, dados pessoais são quaisquer informações relativas a uma pessoa identificada ou identificável. [RGPD]
O Information Commissioner’s Office do Reino Unido explica que a anonimização eficaz depende do contexto e que os dados pseudonimizados continuam a ser dados pessoais. [ICO do Reino Unido] [ICO do Reino Unido]

Estudos de caso e cenários

Prática em equipa

Acorde um semáforo de dados para a equipa: o que é verde, amarelo e vermelho e em que ferramentas pode entrar cada cor. Faz parte da carta de equipa.

Ferramenta de equipaCarta de equipa para a IA

Fontes

Estas fontes sustentam os factos desta página. Explicamos o que se pode concluir de cada uma e quais são os seus limites. As recomendações são nossas. Ver todas as fontes que utilizamos.

AI at Work Is Here. Now Comes the Hard Part (2024 Work Trend Index) Microsoft and LinkedIn · 8 de maio de 2024 · Investigação por inquérito (fornecedor) De 31 000 pessoas inquiridas em 31 mercados, 75% dos trabalhadores do conhecimento usavam IA generativa no trabalho e 78% dos utilizadores de IA levavam as suas próprias ferramentas de IA. Limites: Investigação do fornecedor baseada em respostas declaradas pelos participantes.
Data, privacy, and security for Microsoft Copilot Microsoft · Atualizado em 18 de agosto de 2026 · Documentação do produto Afirma que o Copilot só apresenta dados da organização para os quais o utilizador tem, pelo menos, permissão de visualização; que os prompts, respostas e dados acedidos através do Microsoft Graph não são usados para treinar modelos de base; e que não há garantia de que as respostas geradas sejam 100% factualmente corretas, pelo que os utilizadores devem usar o seu critério antes de enviar os resultados a outros. Limites: Aplica-se apenas a esse produto e às suas condições comerciais.
Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation) European Union, Official Journal · 27 de abril de 2016 · Lei Define dados pessoais de forma ampla (artigo 4.º) e atribui direitos às pessoas quanto a decisões baseadas exclusivamente em tratamento automatizado que tenham efeitos jurídicos ou igualmente significativos para elas (artigo 22.º). Limites: Outros países têm as suas próprias leis de proteção de dados. A Comissão Europeia propôs alterações ao artigo 22.º, pelo que deve verificar se foram adotadas.
How do we ensure anonymisation is effective? UK Information Commissioner’s Office · Orientações atuais · Orientações do regulador Explica que o caráter anónimo dos dados depende do contexto e dos meios razoavelmente suscetíveis de ser utilizados para identificar pessoas; retirar apenas os nomes pode não bastar. Limites: Orientações britânicas. Os critérios jurídicos de outros países diferem.
Pseudonymisation UK Information Commissioner’s Office · Orientações atuais · Orientações do regulador Explica que a pseudonimização reduz o risco, mas que os dados pseudonimizados continuam a ser dados pessoais. Limites: Orientações britânicas.

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Founderz (2026). Princípio 3: Confidencialidade da informação partilhada com IA. Norma RUAI, edição de 2026. Desenvolvida pela Founderz em colaboração com a Microsoft. https://responsibleai.founderz.com/pt/toolkit/principles/confidentiality

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